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Portail Web et Workflow pour le module NC / AC

4 mars 2015

Intégration de workflow pour gérer vos non-conformités

La gestion d’une non-conformité dans une entreprise est bien souvent associée à un processus permettant de définir les étapes et acteurs du traitement de cette non-conformité. Ayant bien compris cet aspect, QUASAR propose de mettre en place des workflows dans son module de NC AC. Ces workflows sont totalement paramétrables, rien n’est figé afin de s’adapter à l’organisation et au fonctionnement de chaque entreprise. La première étape est donc de définir les processus de traitement d’une non-conformité et de les dessiner à travers un organigramme. Ces informations vont ensuite être « traduites » dans Quasar pour mettre en place le processus dans le module de gestion des non-conformités.

Les paramétrages permettent de définir pour chacune des étapes :
-  Les éléments de validation en amont nécessaires au déclenchement de l’étape
-  Les informations à saisir
-  Les autorisations et acteurs
-  La diffusion d’information à effectuer (notamment par des envois de mails)
-  Une éventuelle vérification de la cohérence de données

Une fois le paramétrage effectué, le workflow est lancé à chacune des nouvelles déclarations. La fonction est très visuelle. La liste des étapes affiche des couleurs afin que l’utilisateur voie tout de suite l’état d’avancement du processus. L’utilisateur a accès à la liste des étapes en cours, il est guidé dans ses saisies.

La mise en place des workflow dans ce module de QUASAR permet à l’entreprise d’être rigoureux au niveau des saisies puisque chaque utilisateur sait ce qu’il a à saisir, et les valeurs peuvent être contrôlées. La notion d’autorisation qui peut être attachée à chacune des étapes du processus est également un atout, sans compter l’aspect collaboratif de l’information tout au long du traitement de la non-conformité.

La mise en place des workflows dans ce module NC AC amène de plus en plus de rigueur dans les saisies, elle permet également de définir plus finement l’ensemble des acteurs intervenant dans le traitement d’une non-conformité. Dans certaines entreprises, la mise en place de ces concepts tend à multiplier les utilisateurs du module et donc les postes utilisés.

Le NC AC s’étend sur le Web !

Pour d’éviter les installations de nombreux « postes lourds » dans les entreprises, l’équipe Quasar a créé un portail Web reprenant les principales fonctions de saisie du module. Les écrans ont été repris pour s’adapter au mode Web, mais également pour les orienter encore plus « opérateur ».
La mise en place du portail Web a un autre avantage, il permet à l’utilisateur d’accéder directement à un écran ! Cet avantage est largement utilisé dans le cas de la mise en place des workflows, une étape peut mener en un seul clic à une partie bien précise d’un écran de saisie.

Vous l’aurez compris, en intègrant le workflow et le portail Web dans son module de gestion des non-conformités, QUASAR traite deux thématiques essentielles : une économie de clics si chère à nos utilisateurs et un accompagnement à la saisie pour plus d’efficacité au quotidien !